CÁCH VIẾT PROPOSAL THUYẾT PHỤC

Bất cứ sự kiện nào ý tưởng dù có hay đến mức nào cũng sẽ chi nằm trên giấy nếu proposal của bạn không phù hợp với chiến lược, định hướng hay ngân sách của khách hàng.

Không thể phủ nhận phần lớn mọi người khi nói đến nghề Event thường nghĩ ngay đến bề nổi – phần “chạy” sự kiện mà ít hiểu về khâu Hoạch định (Event Planning). Công việc lên kế hoạch của một người quản lý sự kiện chuyên nghiệp phải đảm nhiệm sẽ bắt đầu từ lúc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (brief) cho đến giai đoạn lên ý tưởng, viết bản đề xuất (proposal) và đấu thầu (pitching) để thuyết phục khách hàng trước khi sự kiện đó có thể được thực thi.

Công việc Tổ chức Sự kiện hiện nay luôn có những đòi hỏi nhất định về các kỹ năng hoạch định và xây dựng proposal. Một ứng viên tiềm năng cần là người linh hoạt, có thể thích nghi và phát triển proposal cho nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Thế nhưng, trên thực tế nhà tuyển dụng luôn phải đau đầu vì đa phần các bạn trẻ đều chưa một lần đụng tay vào việc lên kế hoạch bài bản cho sự kiện.

Một event planner là người phải nắm bắt được các yếu tố quan trọng của sự kiện, bao gồm: mục tiêu khách hàng muốn đạt được (objectives) – có thể là giới thiệu sản phẩm mới (qua các buổi triển lãm), nâng cao nhận biết thương hiệu (qua các chương trình lễ hội, giải trí được tài trợ), hoặc để tăng tình yêu từ khách hàng (bằng cách kích hoạt thương hiệu) – và thấu hiểu về người tham dự (Insights). Ngoài ra, họ còn cần cân nhắc các yếu tố khác như đó là sự kiện trong nhà hay ngoài trời, tổ chức ở thành thị hay nông thôn, là hội nghị khách hàng hay ra mắt sản phẩm,… Từ những phân tích này, người Event Planner sẽ biết cách phát triển ý tưởng và các hoạt động phù hợp thành một proposal hấp dẫn cho khách hàng.

Tuy nhiên, khi khách hàng chấp nhận bản đề xuất không có nghĩa là mọi thứ sẽ xuôi chèo mát mái. Công việc kế tiếp của một chuyên viên sự kiện phải làm là “cân não” cùng bài toán ngân sách để vừa đảm bảo tính hấp dẫn cho sự kiện, vừa tìm kiếm được các nhà cung cấp vật liệu, thiết bị, địa điểm (supplier) cần thiết cho việc hiện thực hóa ý tưởng đó. Bên cạnh đó, người làm planning cho sự kiện sẽ cần phải có các “Plan B” để đảm bảo chương trình diễn ra một cách suôn sẻ.

(Nguồn: Aim academy).

124

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *