Bí quyết đấu thầu sự kiện thành công

Chắc hẳn đối với những người đam mê về tổ chức sự kiện thì cụm từ “đấu thầu sự kiện” không còn xa lạ. Tuy nhiên không phải ai cũng biết những bí quyết để đấu thầu sự kiện thành công. Bài viết này Sài Gòn Today Event sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về quy trình đấu thầu sự kiện và những bí quyết để “thắng thầu” nhé!

Giống như việc thực hiện những dự án trong ngành xây dựng, mua sắm trang thiết bị, để tổ chức một sự kiện thì người ta cũng sẽ tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp với mức chi phí tối ưu nhất.

Những sự kiện càng lớn, càng quan trọng thì càng đòi hỏi cao về năng lực của Event Aganecy. Vì vậy đừng bỏ lỡ những gợi ý của chúng tôi để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và hiệu quả nhé!

Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và đạt hiệu quả, Saigon Today chúng tôi xin có một số gợi ý như sau

Quy trình đấu thầu:

Đây là quy trình thực tiễn thông thường đối với bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào. Họ có trách nhiệm chọn tổ chức nào sẽ tổ chức một sự kiện và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết cách thức tổ chức sự kiện. Quá trình cung cấp đề xuất này thường được gọi là “quá trình đấu thầu”. Mục đích chính của quá trình đấu thầu là:

  • Chứng minh rằng đơn vị đấu thầu có khả năng và nguồn lực để tổ chức sự kiện
  • Cung cấp những lí do tại sao tổ chức đấu thầu nên được lựa chọn thông qua các nhà thầu đối thủ khác. Ví dụ, những lý do bổ sung này có thể bao gồm:

+ Những người tham gia sẽ có cơ sở vật chất tốt hơn các nhà thầu khác.

+ Sự kiện này có sự hỗ trợ về tài chính lớn hơn so với các hồ sơ dự thầu đối thủ.

+ Hỗ trợ công cộng được đảm bảo hơn.

+ Người xem sẽ có cơ sở vật chất tốt hơn.

+ Đến lượt họ thực hiện.

Khi các đơn vị được yêu cầu tham gia vào một quá trình đấu thầu chính thức để giành được quyền tổ chức một sự kiện, có hai nhiệm vụ. Nhiệm vụ đầu tiên là đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Nếu thuận lợi được tham dự vào cuộc họp của cơ quan lựa chọn và trình bày một cách chính thức đưa ra các điểm chính hoặc điểm nổi bật của đề xuất của họ. Từ đó các đơn vị tổ chức có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn. Đây là nhiệm vụ thứ hai.

Nói đơn giản thì nhiệm vụ đầu tiên là giới thiệu bản thân đơn vị tổ chức. Nhiệm vụ thứ hai là thể hiện mình trước người lựa chọn.

Chuẩn bị hồ sơ sự kiện

Số lượng chi tiết được yêu cầu trong hồ sơ event sẽ phụ thuộc vào giá trị và sự quan trọng của sự kiện đó. Tuy nhiên, hồ sơ sự kiện chia sẻ rất nhiều thành phần phổ biến.

Những thông tin quan trọng mà một hồ sơ sự kiện yêu cầu có rất nhiều. Dưới đây là một số gợi ý phổ biến trong hồ sơ sự kiện:

  • Đội sự kiện

Hồ sơ nên cung cấp thông tin về người quản lý đội với kinh nghiệm lâu dài và phẩm chất của người đứng đầu. Sẽ rất quan trọng cho người đọc hồ sơ cảm nhận được khả năng chạy chương trình của đội làm sự kiện.

Nếu kinh nghiệm của người đứng đầu chưa nhiều thì nên đề cập đến những kinh nghiệm quản lý, quản lý dự án hoặc phối hợp trong bất kỳ lĩnh vực nào khác. Trình độ của những người trong đội quản lý sự kiện cũng có thể là minh chứng hữu ích để đề cập đến.

Hồ sơ cũng nên mô tả những buổi huấn luyện dành cho các tình nguyện viên (nếu có)

  • Địa điểm và Cơ sở vật chất

Người đọc hồ sơ sự kiện sẽ muốn biết về những địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó (Tất cả từ khu vệ sinh cho đến nơi đỗ xe). Với sự kiện trong nhà, hồ sơ sự kiện có thể đề xuất đến mặt bằng, ánh sáng, điều hòa, chỗ ngồi,… Với sự kiện ngoài trời, hồ sơ sự kiện nên đề xuất, phác thảo ra mặt bằng sân, chỗ ngồi và bóng râm cho khán giả, đèn, chỗ thoát nước,…

Cần có những mô tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng đến địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng.

Nên đề cập đến những sự kiện đã được tổ chức tại địa điểm này nhằm tạo được sự tin tưởng và giúp người lựa chọn dễ dàng thấy sự tương đồng.

  • Chương trình

Thường có trường hợp các đơn vị hoặc chủ nhà không đề cập đến ngày tháng tổ chức, cho đến khi các cơ quan quản lý thể thao tự ấn định.

Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu của đấu thầu, hồ sơ sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranh về số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc mỗi ngày. Điều quan trọng là các nhà hoạch định chính sách phải biết có thể sử dụng bao nhiêu giờ trong ngày để làm việc hiệu quả. Từ đấy sẽ đưa ra số ngày thi công sự kiện đầy cạnh tranh.

Cần lưu ý rằng chương trình cũng nên bao gồm các sự kiện nghi lễ với các quan chức tham quan, những người có thể tham gia diễn thuyết hoặc trao giải thưởng. Các sự kiện giải trí có thể bắt đầu hoặc kết thúc hoặc lấp chỗ trống trong chương trình.

  • Ngân sách

Câu lạc bộ hoặc tổ chức đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

Đôi khi nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… Những hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất sự kiện.

16

You may also like

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *